TELEFONLA KONUŞURKEN NELERE DİKKAT ETMELİYİZ?
Şimdiye kadar yazılarımda sizlere sesimizin sağlıklı kullanımı toplum önünde konuşma şekilleri, sağlıklı nefes alma v.s. gibi konulardan bahsettim. Bu yazımda sizlere karşımızdaki kişiyi görmeden konuşma yapılırken nelere dikkat etmemiz gerektiğini yani telefonla iş yerlerinde, yakın çevremizle nasıl konuşurken nelere dikkat etmemiz gerektiğini belirtmeye çalışacağım. Şimdi diyeceksiniz ki artık istersek görüntülü konuşup biz karşımızdakini de görebiliyoruz. Haklısınız, yalnız her zaman görüntülü konuşmak olanaksızdır. Düşünün bir kere evde yemek yerken telefonunuz çalıyor veya yattığınız yerden televizyon seyrediyorsunuz, kıyafetiniz uygun değil, konuşurken yanınızda telefonla konuştuğunuz kişi görmemesi gereken biri var,uçaktan veya tren otobüs gibi bir ulaşım aracından indininiz telefonunuz çaldı , o kadar işin arasında görüntülü konuşabilir misiniz? Örnekleri daha da çoğaltabiliriz. Görüntülü konuşma bütün bunlar düşünüldüğünde pek sağlıklı olmadığından insanların birbirini görmeden yaptıkları konuşmalar her zaman daha ön plana çıkar. Bu iletişim biçiminde insanlarla yüz yüzeyken yararlandığımız bazı unsurları kullanma olanağı yoktur. Örneğin kişinin o andaki hâlini göremeyiz, ona dokunamayız, göz teması yoktur. Jest ve mimikler ortadan yok olmuştur.Yani görsellik ortadan kalkmıştır.Birde buna telefon konuşmalarında her zaman ön planda olan süre kısıtlaması girmiştir. Öyle ya telefonla konuşmanın da bir süresi vardır ve bu süreyi ekonomik olarak kullanmak gereklidir. Bu süre içinde de anlatacaklarımızı ve alacağımız cevapları almak zorundayız.Telefonla uzun konuşma hem para kaybıdır hem de karşınızdaki kişi sizi göremediği için 10-15 (on- onbeş) dakika sonra dikkatinin dağılmasına neden olur.O zaman kaşımızdaki kişiyle anlaşabilmek onu etkileyebilmek için elimizde sadece sesimizi ve dudaklarımızı iyi çalıştırmak kalıyor. Karşımızdaki kişiyi dinlememe,hızlı konuşma,sözcüklerin net duyulmaması ,donuk ses tonu,başka işlerle telefonla konuşurken uğraşma,yalan söyleme,geçiştirme,karşısındaki kişilerin tepkilerini gözetmeme,kendine ve karşısındaki kişiye özenli davranmama gibi telefon iletişimindeki karşılaştığımız sorunları bu yazımda en aza indirgemeğe çalışacağım.
Telefonda konuşmayı iki bölümde inceleyelim.
- Aranan sizseniz:
Telefon çaldığı zaman, duyma yoluyla edinilen ilk izlenim konuşmaya olumlu ya da olumsuz bir izlenim bir zemin hazırlar. O zaman telefon çaldığında ilk olumlu etkiyi nasıl sağlamalıyız? Telefon çalmadan önce beynimiz telefonun çalmasını beklemediğimiz için başka bir işle meşguldür. Beynimiz her ne kadar da yüksek kapasitede çalışsa da iki işi aynı anda yapmada zorlanır. Onun için telefon çaldığında yapmakta olduğumuz işten kopup; çalan telefonla konuşmak için psikolojik olarak hazırlanmamız gerekmektedir. Bunun alacağı zaman birkaç saniyedir.Eğer konuşurken ahizeyi kaldırıp kulağınıza kadar götürürken önceden yaptığımız işe devam edersek,hatta elimizdeki işimize devam edersek bilin ki dikkatimizi bir noktaya toplayamadığımız için ;dikkatimiz dağılacak ne birini ne de diğerini beklenen düzeyde yapamayacaksınız. Bu da telefonda konuştuğunuz kişiyi tedirgin edecektir. Her ne kadar karşınızdaki kişi sizi görmese de aydınlık ve gülümseyen bir yüzle telefonunuzu açın. Böylece kendinizi daha iyi bir konuşmaya hazır hissedersiniz. Birde dik durup diyafram nefesi alarak işe başlarsanız özgüveniniz daha da artar.
Telefonun zili çaldığında birinci ve kısa olan zil her iki taraf için de hazırlık sinyalidir. Arayan kişi zihnini toplayıp konuşmaya nasıl başlayacağını kurgularken aranan kişi bu zille birlikte elindeki işi bırakır konuşmaya yoğunlaşır. Eğer ilk çalışta telefon açılırsa her iki tarafta hazırlıksız yakalanabilir. Arayan kişi konuya girmekte zorluk çekebilir. Yok eğer üçten fazla çalıyorsa arayan üzerinde isteksizlik, özensizlik v.s. gibi benzeri olumsuzluklar yaşanabilir.
Ahizeye hangi hızla uzandığınız ilk andaki ses tonunuzu nefes akışını kelimelerin anlaşabilirliği, hatta selamlama cümlelerimizi etkiler.Telefonu hızlı bir şekilde açtığınızda hareket hızlı olduğu için, hareket ses tonunuzu da etkileyerek yüksek ve sert çıkması, dolayısıyla telaş ve sıkıntı biçiminde konuştuğunuz kişiye yansımasına neden olacaktır. Ahizeyi gerektiğinden yavaş açtığınızda da bu kez sesimizin gevşek ve bıkkın bir hal alma olasılığı çok yüksektir. Hareketin yavaşlığı konuşma dinamiğini de düşüreceğinden ilk selamlama cümleleri az duyulur bir yükseklikte ve yayılarak çıkabilir. Onun için ister gereğinden yavaş, isterse hızlı olsun ahizeyi kaldırma hareketinin dinamiği konuşmanın dinamiğini belirler. Ayrıca telefonla konuştuğunuz anda çevrenizde çok önemlidir. Çevrenizin kalabalık olması çok gürültülü bir yerde olmanız yüksek sesli bir müziğin bulunması hem sizin rahat konuşmanızı etkiler hem de dikkatinizin telefon konuşmasına yoğunlaşmasını engeller. Ayrıca karşınızdaki kişi de bu gürültüleri duyacağından onunda dikkati dağılır. İki tarafında birbirini rahat duymaları engellenir. Psikolojileri olumsuz yönde etkileyen bu konuşmalar; taraflar arasında ilk anda kurulması gereken sempati ortamını tehlikeye düşürebilir.
Sık yaptığımız yanlışlarda biri de telefonu ilk açtığımızda yaptığımız selamlama şablonudur. Bir çırpıda söylediğimiz bu şablon çok defa karşımızdakinin telefon dinlemeye hazırlıksız olması sizinde hızlı konuşup zamandan kazanmak istemeniz nedeniyle anlaşılamaz. Karşınızdaki kişi tekrarını ister. Bu da daha önce kazanmak istediğiniz zamanı alıp götürür. O halde işiniz ne kadar yoğun olursa olsun selamlama sözcükleri tana tane ve çok hızlı olmayacak bir şekilde olmalıdır. Ayrıca kelimeler iç içe geçmemelidir. Öyle yapıldığında hem zaman kaybını engellemiş oluruz hem de dikkat çekici ve saygın bir ilk izlenim sağlamış oluruz.
- Arayan sizseniz:
Eğer karşı tarafı siz arıyorsanız, yukarıdaki yazımda sizlere anlattığımdan farklı olarak iki konuya daha önem vermeniz gerekmektedir. Ahizeyi açıp karşı tarafı aradığınızda öncelikle kendinizi tanıtmanız son derece faydalı olacaktır. Özellikle iş dünyasında telefon kullanımıyla ilgili artı puanlar sağlayacak önemli bir ilk izlenim kuralıdır bu. Daha sonra şirket adını söylemek daha yerinde olacaktır. Bazen kendi isminizi söylemeden şirket adını söylerseniz; karşınızdaki kişi şirketin adını duyar duymaz telefonu kapatabiliyor. Onun için önce kendinizi tanıtın sonra konuya girerek şirketin adını ya da telefonda karşınızdaki kişiye anlatmak istediklerinizi anlatınız. Unutmayın karşınızdaki kişiyi etkilemek için sadece sesiniz vardır. Sesimizi ne kadar iyi kullanırsak o kadar başarılı oluruz. Telefon konuşmalarında anlaşılabilirliğimizin yanında sesimizin inceliği kalınlığı, yüksek tonla veya alçak tonla konuşmamız, sesimizin temiz veya pürüzlü olması, sık öksürmemiz, konuşma tonumuzun sert veya yumuşak olması, sık sık aynı kelimeleri tekrar etmemiz bizi dinleyen kişiyi olumlu veya olumsuz etkiler. Buna daha önce bahsettiğim yan etkenleri (konuşma yerindeki gürültü ortamı) de dahil edersek telefonla konuşmanın hayatımızdaki önemini bir kere daha görürüz.
O zaman ne yapmalıyız :
Görüşmeye başlamadan önce psikolojik olarak görüşmeye hazır olmamız gerekmektedir. Daha önce birine kızdıysanız, sinirliyseniz bu telefonla konuştuğunuz kişiye yansır. Telefon çaldığında bu etkiyi üzerinizden atmalısınız. Bunun içinde telefonla konuşurken mimiklerinizi yumuşatın ve olabildiğince gülümsemeye çalışın.
Telefonda en rahatlatıcı konuşma tonu kişinin doğal konuşma tonudur. Ancak bazı kişiler telefonla konuşurken kendi seslerini yanlış kullanırlar gereksiz kalın veya ince kullanırlar seslerini . Bu da karşınızdaki kişiyi rahatsız edebilir. Onun için ne çok bağırarak ne de alçak bir sesle konuşunuz. Öksürüp sesinizi temizledikten sonra ahizeyi kaldırıp doğal ses renginizi kullanarak konuşmaya başlayınız.
Bedeninizin gerginliği konuşmanızı etkiler. Sesinizin ayarını bozar. Bedeninizdeki bu gerginliği önlemek için ;
Otururken ya da ayaktayken omurganız mutlaka dik olsun.
Otururken masaya dayadığınız dirseklerinize abanmış durumda konuşmayın.
Omuzlarınızı boynunuzu kısacak şekilde yukarı kalkık tutmayın.
Aklınıza geldikçe kaslarınızı gevşek duracak şekilde olmasını sağlayın, ileri geri hareket ettirin. Bu özellikle çağrı merkezlerinde veya telefon santrallerinde çalışanlar için çok önemlidir.
Normal hayatınızda karşınızdaki kişiyle hangi ses şiddetiyle konuşuyorsanız etrafınızdaki kişiyle de aynı ses şiddetinde konuşun.
Ses tonunu ayarlamanızın yanı sıra telefonla konuşurken; araya telefon hatlarının girdiğini de düşünerek kelimelerin anlaşılabilirliğine (boğumlama) dikkat etmek gereklidir.
Telefonda konuşurken sözcükleri ağzınızı biraz daha açarak ve dudaklarınızı daha hareketli kullanarak boğumlandırırsanız, anlaşırlığınız artar.
- Telefonu kapatırken:
Konuşmalar bitti. Artık telefonu kapatma zamanıdır. Umarım telefonun bir haberleşme aracı olduğunu hatırladınız telefon hatlarını fazla meşgul etmediniz ve bu aracı bir mektup aracı gibi kullanıp saatlerce kullanmadınız. Telefon kapatmalarda yaygın olan ve Amerikan filmlerinden etkilendiğiniz bay bay, öpüldün, öptüm, kendine iyi bak gibi kelimeleri kullanmak yerine ; ‘’iyi günler’’,’’iyi akşamlar’’,’’iyi çalışmalar’’,’’görüşmek üzere’’,’’iyi tatiller’’,’’iyi bayramlar’’ gibi ifadeler kullanmak daha iyi olmaz mı?
Telefon açma anı, kurum ve kişiyle ilgili ilk izlenimi ; kapatma da akılda kalacak son izlenimi oluşturur.TEKNOLOJİ NE KADAR İLERLESE DE…..
